飲み会の予定がある日に台風がきそう・・・

台風は進路予想が変わったり急に速度が早まったりして、天気予報を見ていても飲み会開催ができるか事前には判断しづらいですよね。

 

特にそこそこの人数集めてお店予約した宴会の場合。

来るかどうかわからない台風で事前に中止または延期にするか、幹事さんにとっては悩ましいところです。

 

こういった、飲み会の日に台風がきそうな場合、キャンセルすべき?等々の判断について書いてみました。

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台風が来そうだと飲み会は中止にすべきか迷う!?

飲み会2~3日前の段階で台風がちょうど直撃しそう・・・

と言っても来るかどうか実際はわからない上に、飲み会のために予定を調整したメンバーもいると思うと、安易にキャンセルにもしづらく、判断が難しいですね。

 

台風の進路予想は直前までどうなるかわからないものとは言え、当日中止となるとドタキャンという形になりますから、それも問題があり。

  • メンバーへの連絡
  • お店との調整(特に居酒屋などでコース予約の場合)

こういったことを加味すると、ある程度の人数の飲み会ではせめて2日前くらいにはキャンセルするか決行するか、方向性を決める必要がありそうです。

 

台風の時の飲み会どうするか取りうる具体的な策は

  • 完全に延期または中止にする
  • コース料理キャンセルして席だけ予約に変更
  • 何がなんでも開催(笑)

 

正直3つ目の強行開催は、少人数の地元飲み会など、ごく内輪の飲み会だけかな?と思います。

 

そうではなく、例えば職場飲み会とか、内輪でも人数多めのママ会とか・・・

色んな立場や事情がある人達同士の飲み会の場合、台風でも絶対来いよ!とは言えません(;´∀`)

 

最悪、当日大量キャンセル相次いで、幹事さんがキャンセル料で自腹切ることにも/(^o^)\

 

で、大事をとって事前に中止にするか、席だけ予約にするかは、メンバーの飲み会への熱意によるかなと。

と言うのは、居酒屋でコース頼まないと飲み代かさみがちですから(;´∀`)
それでもやりたい!来れる人だけででも!と熱望されてる集まりなら2つ目の席だけ予約に変更で。

 

職場とかの付き合いの要素も多分にある飲み会だと、「飲み代いくらになるかわからないのは困る」ってテンションの人も多いでしょうし(お小遣い制の旦那さん達とか!)

それならさっさと中止または延期と判断してしまう方が良いですね。

 

キャンセル(延期)の方向で考える場合、

お店にキャンセルできるぎりぎりのラインで台風進路予想を確認

開始時間や終了時間に台風がかかりそうであれば、一部の参加者(上司や先輩がいればその人、いなければ相談しやすい人でOK)にお伺い

中止または延期と判断。

 

事前に数人と相談することによって、結局台風来なかったとしても、それはそれ!で大丈夫かと。

 

まあやるやらないの判断を言い換えると
少しくらいの荒天ならやりたい!という人が多数派かどうかにも寄るかなと言うところですね。

 

一つ、私が幹事した経験談(大人数ママ会)で言うと

2~3日前にメンバーの飲み会へのテンションをLINEで探る

大雨だと微妙派と危険でなければ強行したい派がいる

席だけ予約に変更して当日数人でも集まればやります、ということに決定

結局結構人数集まる

という感じでした。

 

全員集まらなくても数人でも飲みたい!という人が2~3人でもいれば、いったん開催としてしまえば、自分の幹事の役割はいったん終わりますからね(;´∀`)

その後再度やるかどうかはまた別の話になるので、幹事の肩の荷を下ろすためにも開催の線を残しとくのはありですね。

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台風でも飲み会のキャンセル料かかる?

飲み屋さんでの飲み会なら宴会コースで予約することも多いですが、コース料理は当日キャンセルだとキャンセル料が発生することが多いです。

というわけで台風で飲み会の開催が危ぶまれる状況なら、まずはキャンセル規定を改めてチェック。

お店のホームページやぐるなび・食べログなどのグルメサイトで確認ですが、記載がなければ電話で確認をおすすめです。

キャンセル規定の記載や事前説明なくてもキャンセル料を請求するお店もあるようです。

 

で基本のキャンセル規定は押さえるのは大切ですが・・・

台風というと天災。

天災のせいでも居酒屋にキャンセル料払わないといけないの?という点について。

 

確かに台風だとやむを得ない事情にあたるので、キャンセル規定うんぬんに関わらずキャンセル料を請求しないお店はあるようですね。

と言っても、もちろん天災関係なくうちはキャンセル料がかかります、と言われればそれまでです。

 

そもそもドタキャンだと食材やスタッフ配置によってはお店の損害になるんですから、お店の立場に立ったら、客としても自分から確認しておくべきですね。

 

特に

  • 特別料理など、他のお客さんに使いまわしできない食材を使う予定だった
  • ほぼ貸し切りなどにしていたため他のお客さんの予約を断っていた
  • 予約時間直前のキャンセルで既に料理の仕込みが終わっていた

などの場合はお店の損害というのも大きいです。

 

幹事さんであれば台風の心配が出てきた段階でお店に直接電話して、台風で〇〇な場合(例えば当日人数が大幅に変わった、とか電車の運休で全体キャンセルになった、とか)はどうなるんですか?と個別ケースを相談してみても良いかもしれませんね。

事前に事情を相談していれば、またお店側の対応も変わってくるところがあるかもしれません!

話す主婦

1週間前からキャンセル料かかる、となっていても、3日前に台風の件で直談判すれば事なきを得ることもあるかと!

台風での飲み会について幹事判断まとめ

台風による飲み会中止をどうするか?の判断ポイントを整理すると

  • 予約した飲食店がいつまでキャンセル可能か
  • メンバーのやる気(笑)

このあたりを加味して、2~3日前には

  • 中止にする
  • 席のみ予約で集まれる人だけでやる
  • 強行開催

幹事としていずれか方向性を示すことにしましょう◎

ご参考になりましたら幸いです(*´▽`*)

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